Ефективне управління часом: основні поради
Управління часом — це дія або процес тренування свідомого контролю над кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, завдяки чому можна істотно збільшити ефективність і продуктивність праці. Вміле управління часом може вдосконалити наші навички, інструменти і методи, що використовуються під час виконання конкретних завдань, проектів і цілей. Цей набір містить широкий спектр діяльності, зокрема планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз тимчасових витрат, моніторинг, організацію, складання списків і розстановку пріоритетів.
Безумовно, це важко — взяти й змінити щось у своєму житті, але існують прості поради, що допоможуть зберегти дорогоцінний час.
1. Точно визначіть свою мету. Безліч людей марнують свій час і енергію на якусь справу, адже чітко не уявляють, що, власне, збираються зробити.
2. Зосередьтеся на головному. Запишіть на аркуші в порядку їхньої важливості усі свої справи. Але не переймайтеся, якщо до кінця дня впораєтесь лише з однією або двома справами. На наступний день знову зосередьтеся на головнішому. Такий алгоритм допоможе вам мобілізуватися.
3. Придумуйте собі стимули. Ми краще робимо те, що нам хочеться робити. Такі справи ми, зазвичай, висуваємо вперед тих, які нам потрібно зробити. Звідси завдання — якось перетворити свої заняття з поняття «потрібно» на поняття «хочеться», і продуктивність вашої діяльності підвищиться майже автоматично.
4. Встановіть тверді терміни. Один із способів зв’язати себе зобов’язанням — окреслити для виконання певного завдання твердий термін. Одна справа сказати собі: «Я відповім на лист за першої ж можливості», і зовсім інша: «Я відповім на лист, а потім піду обідати». У першому випадку ви всіляко себе виправдовуєте, у другому — ставите себе в певні межі. Тому терміни мають бути реальними, інакше не вдасться виконати свої обов’язки, ви охолонете і відмовитеся від самої справи. Тож твердо тримайтеся термінів.
5. Привчіть себе до записника.
6. Розпочинайте справу відразу. Перш ніж взятися за роботу, безліч людей приводять до ладу свої столи, дивляться у вікна, занурюються у газетний кросворд, випивають чашку кави, а потім дивуються, куди подівся час! Якщо ви знаєте, що потрібно робити, беріться за справу відразу ж.
7. Використовуйте час повністю. Завжди є можливість набагато збільшити свій продуктивний час, повніше використовуючи його. Це означає, що під час поїздок, очікування, сніданку можна зайнятися такими справами, як планування свого дня, обмірковування майбутніх завдань, переглядання записів, що стануть у нагоді в подальшій роботі.
8. Змінюйте заняття. Змінюючи заняття, ви зможете подолати відчуття втоми і зробити більше. Так, якщо кілька годин ви працювали сидячи і почали втомлюватися, візьміться до справи, яку треба виконувати стоячи або рухаючись. Тоді ви не лише побачите, що ваш організм здатний на більше, але така зміна зробить вас бадьорішим, більш зацікавленим у роботі.
9. Розпочинайте раніше. Розпочинаючи день всього на 15–20 хвилин раніше того, до чого зазвичай звикли, ви задасте тон усьому дню.
10. Виховуйте пошану до свого часу. Візьміть за звичку подумки давати вашому часу якусь оцінку — і ви станете по-новому ставитися до нього. Такий підхід допоможе також судити про те, чи варто вам займатися тими невеличкими справами, які пробиваються у ваш робочий час. Потрібно з повагою ставитися до часу.
Отже, такі прості і, можливо, на перший погляд, банальні поради можуть стати вирішальними у плануванні свого часу. Поставтеся до них з увагою. Випробуйте, чого вони варті — і опинитеся зовсім в іншому світі, у такому, в якому час перестане бути постійним вашим супротивником.
Таким чином, час — один із найцінніших життєвих ресурсів. Кожній людини потрібно серйозно і сумлінно підходити до організації свого робочого дня та розподілу часу, інакше вона ризикує потрапити у пастку, яку сама собі й влаштувала. Тож очевидно, що розподіляти справи і час, витрачений на них, слід так, щоб його вистачало на всі справи, і, звичайно ж, не варто забувати про відпочинок.
Підсумовуючи вищесказане, наголосимо, що:
• час — це унікальний ресурс людини;
• час — це не тільки кількість годин і хвилин, а ще й насичені корисною роботою години і хвилини;
• необхідно уважно ставитися до того, що ми робимо. Деякі справи взагалі не варто робити;
• необхідно делегувати роботу іншим людям;
• необхідно віддавати звіт собі в тому, яким чином ми витрачаємо свій час;
• не треба засмучуватися через те, що в житті багато невпорядкованості;
• необхідно робити все своєчасно;
• необхідно ставити правильні цілі;
• необхідно постійно стежити за розкладом дня;
• не можна забувати про поставлену мету, слід йти до неї найкоротшим шляхом;
• необхідно планувати свій день, тиждень і навіть місяць;
• не можна забувати про контролювання зробленого.
Тому, кожна людина повинна сказати: «Я не хочу більше марнувати свій час і бажаю всюди встигати». Це буде першим кроком на шляху до організованого життя!!!